Epost er et flott verktøy, men for mange – meg inkludert – kan det ta opp fryktelig mye oppmerksomhet, og når alt kommer til alt er det – tross alt – bare et verkøy det er snakk om. Litt sånn som telefonen lizzom. Sånn sett er det nok fornuftig ikke å bruke hele arbeidsdagen sin på å jobbe i innboksen sin, og jeg har over lengre tid forsøkt å implementere et system for å redusere tiden jeg bruker på epost til et minimum. Bloggen 43folders har en serie kalt “inbox zero” for å plukke opp noen tips og triks på å holde styr på eposten sin. Serien har siden sist jeg var innom den blitt så populær at den har fått sitt eget domene, men fortsatt med de samme gode artiklene. Men den artikkelen som virkelig dro det hele i land for meg, og som er den beste epostartikkelen jeg har lest, er en artikkel kalt “Empy your inbox with the trusted trio“.
Bildet er CC av derrickkwa
Disse artiklene er relativt gamle, og når jeg først begynte å lese disse gikk jeg relativt direkte til å forsøke å implementere de triksene som sto her. Ingen god ide – man skal som kjent venne seg til en ny livsstil i små endringer. Men jeg har etter hvert også sett at det er ting som passer meg veldig bra her, og ting som ikke passer så fryktlig bra. Men, det sagt, jeg har fått inn et system etter hvert som jeg er relativt fornøyd med, og selv om jeg synder mot noen av punktene, så har jeg noen regler jeg forsøker å leve bruke på eposten min:
Skru av epostprogrammet
Fin start, eh? Det er ingen grunn på jorden som sier at du må sjekke eposten din kontinuerlig, eller ha epostprogrammet ditt åpent hele tiden. Da jeg studerte ble vi fort vant til at alle svarte på 10-20 minutter på epost, men i realiteten er jo dette helt latterlig. Hvis man sjekker eposten sin 3 ganger i løpet av en arbeidsdag så er jo dette helt tilstrekkelig – trenger du noe oftere så er det egentlig et hint om at du burde grave frem telefonnummeret til vedkommende. Så det jeg prøver å være bevisst på er å sjekke når jeg kommer på jobb, rett etter lunch og før jeg drar fra jobb. Det største problemet jeg har sett med dette er at jeg – på tross av denne vanen – er så vant til at epost er lett tilgjengelig at jeg glemmer å sjekke først før jeg purrer på kollegaer eller venner hvis de har lovet å sende meg noe.
En ny kamerat for den pålitelige trioen
The trusted trio, eller den pålitelige trioen, er området hvor jeg synder mest i min epostverden. Rett nok har jeg en arkivmappe som får nesten alt av epost, men bare nesten. Jeg bruker også den gode gamle mappegrupperingen på enkelte områder, som for eksempel kundene i firmaet mitt, og noen få andre områder. I tillegg synder jeg mot trioen ved at alt jeg avventer svar på, det vil si både “Follow up” og “Hold”, ligger i innboksen. Tsk, tsk, jeg må lage forbedringer her. Det jeg skal forsøke meg med, er å ta i bruk Hold og Follow up, men i tillegg skal jeg lage en Important-mappe, som en fjerde musketer, som skal få passe på det viktige arkivet mitt, som for eksempel kundemailer, passord og andre ting jeg er livredd for ikke å finne igjen.
IMAP
Kort om typer epost. Vi har IMAP og POP. Den første er en venn, den andre er djevelen selv. Den første gjør det lett å jobbe med epost, den andre gjør at du ikke for lov å sjekke den samme eposten både på laptopen din og fra webmail et annet sted i verden på en annen datamaskin. IMAP er som en ekstra emailbackup, POP er det synonym for djevelske problemer etter at harddisken kræsjer. Og det skjer. Det finnes ikke lengre grunner for å bruke POP. Så da vet du det.
Håndter epost så fort som mulig
Når du først har epostprogrammet oppe og skal sjekke eposten din, så gjør det så effektivt som mulig. Gode sjanser for at de fleste, hvis ikke alle (begge?), epostene du har fått de siste timene ikke krever spesielt mye innsats fra din side. Det lille du eventuelt må gjøre eller skrive for å svare på en epost gjør du med en gang, og så er du forhåpentligvis ferdig med denne eposten.
Det kan sikkert være greit å titte innom Follow up og Hold-mappene igjen.
Så lukker du epostprogrammet ditt og går tilbake til å jobbe igjen.
Signaturer
Alltid, alltid, bruk signaturer i eposten din. Enten du sitter med din private hotmailepost eller jobbens epost, ha en signatur i eposten din med kontaktinformasjon, sånn at det er lett å finne deg. Ikke bare “lett å finne” som i at du står i telefonkatalogen. Og gjør signaturen grei nok til at det ser ut som at du ønsker å bli funnet, ikke at du fikk kravet tredd ned over hodet.
Vedlegg
Skal du sende noe som noen andre som de bare skal lese, få dette over på PDF-format med en gang. Hvis ikke så ender du opp med misformatert tekst eller ødelagte filer etter hvert. Hvis du skal sende noe annet, zip det sammen, så alle kan laste ned vedleggene – særlig Outlook er kritisk til vedlegg, og selv Outlookbrukere fortjener å kunne lese vedlegg.
Emne
Lag emnefelt som er forståelige. “Viktig” formidler ingenting – du har sendt mailen så jeg regner med at du synes det er noe viktig. “Festen på lørdag er avlyst” forteller meg hva mailen faktisk handler om. Samtidig skal du huske på at dette skal kunne leses på en smal stripe med tekst – så større avhandlinger fungerer dårlig.
Konsis
Det samme gjelder når du skal skrive selve mailen. Gjør den så kort og grei som mulig. Hvis du kan, sett det du vil ha svar eller respons på på en egen linje, så det blir lettere å lese. Hvis du har mange ting å ta opp, gjør det klart at det er flere ting som trengs tilbakemelding på, eller splitt opp i flere mailer. Kort og godt handler det om å skrive mailer du selv hadde likt å motta.